仕事が終わらない人へ｜優先順位を決めても終わらない理由と3つの対処法

仕事が終わらない。

朝、「今日はこれやろう」と決めていたはずなのに、気づけばもう夕方。

電話が入る。
現場から相談される。
家族への連絡が必要になる。
急な対応や調整、通院が入る。

一つ対応している間に、また別の仕事が入ってくる。

そして夕方になって、

「今日やろうと思っていた仕事、全然できてない…。」

となる。

私には、そんな日がよくあります。

「優先順位を決めましょう」
「余裕を持って予定を立てましょう」

そんな方法もわかっています。

でも、それができていたら、こんなに仕事が終わらなくて困っていない。

予定を立てても、その予定にはなかった仕事が次々と入ってくるからです。

だから最近は、「予定通りに進める」ことだけでは
なく、予定が崩れたあとにどう仕事を立て直すかを考える方が現実的なのではないかと思っています。

今回は、予定を立てても仕事が終わらない私自身の経験から、現実的にできそうな方法を考えてみます。

優先順位を決めても、仕事が終わらない

朝、その日のやることを確認する。

「これは今日中に終わらせたい」
「これは午前中にやろう」

帰る前に、次の日のやるべきこと、優先順位をつけています。

自分なりに優先順もつけています。

それでも仕事が終わらない。

なぜなのか。

一番大きいのは、自分では予定していなかった仕事が途中から入ってくることです。

電話がなる。

現場から相談される。

利用者さんの状態が変わる。

通院や入退院など、予定していなかった調整が必要になることも多いです。

一つ対応したら、また次の相談。

気づけば午前中が終わっています。

「午前中にやろうと」と思っていた仕事には、
ほとんど手をつけられていない

そんなことばかりです。

だから、「優先順位を決めればいい」だけでは、私の場合はうまくいきませんでした。

予定外の仕事が増えると、仕事が終わらない

仕事が終わらない原因の一つは、予定外の仕事が
「追加」され続けることだと思います。

例えば今日やる仕事を5つ決めていたとします。

そこへ、

急な電話対応が入る。

家族への連絡が入る。

現場から相談が入る。

3つの仕事が追加されたら、単純に考えればその日の仕事は8つになります。

それなのに私は、朝決めた5つも全部終わらせようとしていました。

そして夕方、

「また終わらなかった」

「私の仕事が遅いのかな」

と思ってしまう。

でも、予定していなかった仕事が増えているのだから、予定を組み直す必要があります。

急ぎの仕事が入ったら、優先順位の低い仕事を翌日に回す。

ただ、ここにも問題があります。

後回しにした仕事は、いつやるのか

たとえば書類整理。

今日やらなくても、すぐに誰かが困るわけではありません。

だから急な仕事が入れば、

「これは明日でいいか」

と後回しにする。

ところが翌日も急な仕事が入る。

また後回し。

その次の日も何かが起きる。

そうしているうちに、書類整理をする機会そのものを失っていきます。

だから、ただ優先順位を組み直すだけでは足りない。

私には、

「何を後回しにするか」と同時に、「いつ戻すか」
を決める。

ところまで必要です。

「明日の午前中にやる」

「金曜日に30分だけやる」

「今日はこのファイルだけ終わらせる」

完璧に片付けようとせず、後回しにした仕事が消えないように、次にやる場所を決めておく。

とっかかりを作っておくことです。

これなら、私にもできそう。

仕事が終わらない時に、私が意識したい3つのこと

いろいろ考えても、予定外の仕事がなくなるわけではありません。

そこで私は、まず次の3つを意識してみようと思います。

１「本当に今すぐ？」と一度考える

私は相談されると、すぐに動いてしまうことがあります。

でも、

今すぐ必要なのか。
今日中ならいいのか。
明日でもいいのか。

ここを一度考える。

全てを「今やる仕事に」しないだけでも、途中で
仕事を中断する回数は減らせます。

２　急ぎが入ったら、追加するだけにしない

急な仕事が一つ入ったら、

「これもやらなきゃ」

だけではなく、

「その代わり、今日の何を動かす？」

まで考える。

予定外の仕事を、朝の予定にただ上乗せしないように
します。

３、後回しにしたら「いつやるか」まで決める

ここは、私にとって特に大事です。

「時間ができたらやる」では、その時間はきません。

だから、

「明日の午前中」
「金曜日に３０分」
「今日はここまで」

と、もう一度予定の中に戻す。

後回しにすることと、放置することは違う。

ここを意識したいと思います。

仕事が終わらない原因は「抱え込み」にのこともある

そして、もう一つ。

予定外の仕事が入ってくるだけではなく、自分から仕事を増やしていることもあります。

「忙しそうだから、私がやっておこう」

「自分がやった方が早い」

そうやって、本来は全部自分でやらなくていい仕事
まで引き受けてしまう。

私自身、この働き方を繰り返してきました。

この「仕事を抱え込んでしまう」こといついては、
別の記事で詳しく書いています。

関連記事
「仕事を抱えこむ人へ｜『自分がやった方が早い』
をやめられない私の対処法」

予定通り終わらない＝仕事ができないではない

仕事が終わらない日が続くと、

「私の仕事が遅いのかな」

「もっと要領よくできないのかな」

と思ってしまうことがあります。

もちろん、自分の仕事のやり方を見直すことも必要です。

でも、予定外のことが次々に起こる仕事では、朝決めた予定がそのまま進まない日もあります。

だから私が目指したいのは、

予定を完璧に守ることではなく、崩れた予定を立て直せること。

急ぎの仕事が入ったら、予定を組み直す。

ただし、後回しにした仕事をそのままにしない。

そして、「今すぐやる必要があるのか」を一度考える。

それでも、仕事が終わらない日はあります。

私もまだ試行錯誤している途中です。

それでも、

「今日はできなかった」

と自分を責め続けるより、

「今日は予定が変わった。では、明日はどう組み直そう」

と考えて実行できるようになりたいです。